ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства Иволгинского районного суда Республики Бурятия 1.Общие положения 1.1. Настоящее Положение разработано с учетом требований Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36 (далее Инструкция по судебному делопроизводству), приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.10.2023 N 210 «О внесении изменений в Положение об аппарате федерального суда общей юрисдикции». 1.2 Положение определяет функции и задачи Отдела делопроизводства Иволгинского районного суда Республики Бурятия. 1.3 Отдел делопроизводства является структурным подразделением Иволгинского районного суда Республики Бурятия. Отдел предназначен для обеспечения организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства по уголовным делам, по гражданским, административным делам, для осуществления организационного и технического обеспечения судопроизводства по уголовным, гражданским, административным делам и иным материалам, информационному обеспечению деятельности районного суда. 1.4 Руководство Отдела делопроизводства осуществляет – начальник Отдела делопроизводства, в период его временного отсутствия - работник аппарата суда из Отдела делопроизводства. Контроль за деятельностью Отдела делопроизводства осуществляет непосредственно председатель суда и (или) его заместители в соответствии с распределением обязанностей. 1.5. Ответственность за организацию работы Отдела делопроизводства и соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в аппарате районного суда возлагается на начальника Отдела делопроизводства, который подчиняется непосредственно председателю суда, в случае его отсутствия исполняющему обязанности председателя суда, заместителю председателя суда. 1.6. Специалисты Отдела делопроизводства при осуществлении своей деятельности руководствуются требованиями Конституции Российской Федерации, Федеральных Законов, Указов Президента РФ, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда РФ, иными нормативно-правовыми актами регламентирующими организацию делопроизводства в районном суде, требованиями настоящего Положения, и Должностного регламента. 2. 3АДАЧИ ОТДЕЛА 2.1 Основными задачами Отдела делопроизводства являются: - организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности суда на основе применения современных информационных технологий и программно-технических средств подготовки и обработки документов; - прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке, в том числе в электронном виде, корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера; - регистрация входящей и исходящей корреспонденции в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие"), электронных системах регистрации и базах данных документов; - учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации; - подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку; - оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкций по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи; - обращение к исполнению приговора, решения, определения и постановления суда (судебных актов), судебных актов на оплату процессуальных издержек, связанных с рассмотрением дела, по вступлению их в законную силу; - прием, учет, хранение и выдача вещественных доказательств, поступающих в суд; - обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений; - учет и регистрация печатей и штампов суда; - формирование и составление номенклатуры дел; - хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела делопроизводства; - ведение первичного статистического учета и формирование отчетности, подготовка аналитических справок и материалов по запросам вышестоящих судов, Судебного департамента, его органов и учреждений на основе данных информационных систем суда, которые не могут быть получены из иных источников или централизованных информационных ресурсов судебной системы; - организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и так далее; - подготовка, обработка информации и ее размещение на официальном сайте в сети "Интернет" по вопросам, отнесенным к компетенции отдела делопроизводства, в соответствии с распределением председателем суда данных функций ответственным структурным подразделениям и должностным лицам; - методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями инструкций по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда; - осуществление взаимодействия с иными структурными подразделениями суда, государственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела делопроизводства; - выполнение иных функций, возложенных на отдел делопроизводства, в соответствии с поставленными задачами. З. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА 3.1 Отдел делопроизводства в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции: - регистрация входящей корреспонденции, поступающей в суд, как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, поданные посредствам ПС ГАС "Правосудие", в том числе и в электронных системах регистрации и базах данных документов (ПИ "Документооборот"); - регистрация поступивших в суд исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, жалоб, представлений, протестов и иных документов, в том числе поданных в электронном виде, уголовных, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях, материалов, а также иных поступивших документов, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы в соответствующих ПС ГАС "Правосудие"; регистрация обращений граждан, внепроцессуальных обращений; - ведение единого реестра учета входящей корреспонденции, передача документов по принадлежности, согласно Инструкции по судебному делопроизводству; - обработка исходящей корреспонденции, отправка судебных дел и других документов по назначению, согласно Инструкции по судебному делопроизводству; - подготовка и передача для отправки корреспонденции отдела; - хранение подлинников организационно-распорядительных документов суда, - обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда (судебных актов), судебных актов на оплату процессуальных издержек, связанных с рассмотрением дела, по вступлению их в законную силу; - своевременное пополнение разделов и подразделов ПС ГАС « Правосудие» при исполнении приговора, решения, определения и постановления суда (судебных актов); - прием, учет, хранение и выдача вещественных доказательств поступающих в суд; - обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений; - учет и регистрация, выдача печатей и штампов суда; - формирование, разработка и составление номенклатуры дел и нарядов суда (ежегодно), а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с инструкцией по судебному делопроизводству; - оформление и ведение нарядов суда; - хранение, учет и выдача бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела делопроизводства; - хранение, учет и выдача бланков исполнительных документов; - осуществляет составление статистической отчетности (форма №1,№2,№ 1 АП, форма №4 и т.д.); - оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов; - исполнение запросов на основании резолюции председателя суда, заместителя председателя суда, судьи; - ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем соответствующего суда; - обеспечение полноты и достоверности учетных данных используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе; - прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в порядке, определенном председателем суда; - осуществление взаимодействия с иными государственными органами, организациями, иными структурными подразделениями (отделами) суда по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела; - выдача судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкций по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи; -ознакомление с судебными делами (иными материалами) находящихся, в Отделе делопроизводства и в архиве суда; - организацию работы архива суда, подготовку, оформление и передача законченных дел в архив суда, ведение учетных журналов, передача дел, нарядов в органы государственного архива; - своевременное информирование председателя суда о работниках аппарата суда допустивших неполное или недостоверное пополнение информации в ГАС « Правосудие», нарушение инструкции по судебному делопроизводству; - участие в проведении инвентаризации имущества, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации; - выполнение иных функций, осуществляемых в целях обеспечения судопроизводства по уголовным, гражданским и административным делам, делах об административных правонарушений, материалов. - выполнение иных функций, возложенных на отдел делопроизводства, в соответствии с поставленными задачами. 4. РУКОВОДСТВО ОТДЕЛОМ 4.1. Отдел делопроизводства возглавляет начальник, который направляет и координирует работу Отдела, также обеспечивает своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на Отдел делопроизводства; 4.2. Начальник Отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности председателем суда; 4.3. Начальник Отдела делопроизводства в соответствии со своими полномочиями: - осуществляет контроль за работой Отдела делопроизводства направленную на своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на Отдел делопроизводства раздела 2 и 3 данного положения; - организует работу архива суда: осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив суда, занимается сдачей, прием в архив законченных дел, журналов, нарядов и карточек, отбором судебных дел и других документов для постоянного хранения или уничтожения, обеспечивает организацию проведения экспертизы ценности документов, архива суда, является членом постоянно действующей экспертной комиссии - организует и осуществляет контроль за составлением статистической отчетности, направление статистической отчетности, также ведет учет и хранение документов первичного статистического учета; - проводит учебу по повышению квалификации сотрудников, занятых работой по обеспечению делопроизводства в суде; - проявляет личную инициативу, обеспечивает взаимозаменяемость работников отдела. - систематически проверяет состояние делопроизводства в Отделе, своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков. - не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета залоговых сумм, соответствие записей фактическому приему денежных средств. - не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств. - не реже одного раза в квартал проверяет бланки строгой отчетности, в том числе бланки исполнительных документов. - осуществляет контроль за своевременным и достоверным внесением данных в ГАС «Правосудие» в пределах компетенции Отдела делопроизводства. - начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел перед председателем суда. - начальник выполняет иные функции, направленные для обеспечения судопроизводства по уголовным, гражданским и административным делам, делах об административных правонарушений, материалов. 4.4. При временном отсутствии начальника Отдела его функциональные обязанности исполняет главный специалист, на которого возлагается исполнение обязанностей начальника Отдела суда на основании приказа председателя суда. При отсутствии начальника Отдела его функциональные обязанности исполняет должностное лицо, на которого возлагается исполнение обязанностей начальника Отдела суда на основании приказа председателя суда.